در بیشتر اقامتگاه‌ها هماهنگی روزانه در یک گروه واتس‌اپ یا تلگرام انجام می‌شود: «واحد ۲۰۱ آماده است؟»، «کلید را کجا گذاشتی؟»، «عکس کولر خراب را بفرست». مشکل از روزی شروع می‌شود که نیرویی می‌رود و هنوز در گروه است، نیروی تازه به گروه اضافه نشده، یا عکس و فایل مهم بین پیام‌های شخصی گم می‌شود. بخش «گفتگو» شاه‌کلید همین هماهنگی را به داخل خود سامانه می‌آورد. عضویت در آن به کاربری و دسترسی هر نفر در شاه‌کلید بسته است، نه به شماره‌ی موبایلش.
اگر هنوز برای ارتباط تیم قاعده ندارید، اول کار تیمی در اقامتگاه و ساختار تیم از اقامتگاه کوچک تا زنجیره‌ای را بخوانید. نقش مدیر در این ارتباط را هم در مدیر اقامتگاه: شرح وظایف و ساختار مدیریت ببینید. این مقاله فقط نشان می‌دهد آن ارتباط در شاه‌کلید چطور انجام می‌شود.
گروه‌ها و گفتگوی دونفره
چهار نوع گفتگو دارید:
گروه همه‌ی همکاران: خودکار ساخته می‌شود و هر کاربر فعال سازمان عضو آن است. کاربر تازه خودکار اضافه می‌شود و کاربری که غیرفعال یا حذف شود از گروه بیرون می‌رود. نام گروه را عوض می‌کنید و می‌توانید فقط مدیران را مجاز به نوشتن کنید تا گروه به تابلوی اطلاعیه تبدیل شود.
گروه هر ساختمان (اختیاری): اگر در تنظیمات روشنش کنید، برای هر ساختمان یک گروه ساخته می‌شود. عضوهای آن کسانی هستند که به آن ساختمان دسترسی دارند. کاربری که به چند ساختمان محدود شده باشد فقط گروه همان ساختمان‌ها را می‌بیند (نقش‌ها و دسترسی در چند شعبه).
گروه دلخواه: مثلاً «نظافت شیفت صبح» یا «خرید و انبار»، با نام، توضیح، رنگ و عکس. گروه مالک و مدیر دارد. مدیر گروه عضو اضافه و حذف می‌کند، نوشتن را به مدیران محدود می‌کند، اجازه‌ی اضافه‌کردن عضو را به بقیه می‌دهد یا ارسال فایل را می‌بندد. اینکه چه کسی گروه بسازد را مدیر سازمان تعیین می‌کند: فقط مدیران یا همه.
گفتگوی دونفره: پیام خصوصی بین دو همکار. مدیر سازمان می‌تواند آن را خاموش کند.
پیام، فایل و پیام صوتی
متن تا ۴۰۰۰ نویسه می‌پذیرد. روی هر پیام می‌شود جواب داد، واکنش گذاشت، با @ کسی را منشن کرد و پیام مهم را بالای گروه سنجاق کرد. هر کس پیام خودش را تا یک ساعت (قابل تغییر) ویرایش می‌کند و حذف پیام هم مهلت قابل تنظیم دارد. مدیر گروه می‌تواند پیام دیگران را در گروه خودش حذف کند.
ضمیمه‌ها عکس، فیلم، فایل (PDF، ورد، اکسل، پاورپوینت و متن ساده) و پیام صوتی‌اند. پیام صوتی مستقیم در خود برنامه ضبط می‌شود. هر پیام یک فایل دارد. اگر چند فایل انتخاب کنید، پشت سر هم و جدا فرستاده می‌شوند. عکس پیش از ارسال در همان مرورگر کم‌حجم می‌شود و در گفتگو اول نسخه‌ی کوچکش بار می‌شود تا روی اینترنت ضعیف هم صفحه سنگین نشود. سقف حجم هر فایل را مدیر سازمان تعیین می‌کند (پیش‌فرض ۱۰ مگابایت و حداکثر تا سقفی که پلتفرم اجازه دهد).
برای پیدا کردن چیزی قدیمی، داخل هر گفتگو جست‌وجو دارید و یک بخش جدا برای عکس‌ها و فایل‌های همان گفتگو.
خوانده‌شدن، اعلان و پوش
پیام همان لحظه برای بقیه‌ی اعضا ظاهر می‌شود. علامت «در حال نوشتن»، تیک خوانده‌شدن و فهرست کسانی که پیام را دیده‌اند هم هست. هر سه را مدیر سازمان می‌تواند خاموش کند. شمارنده‌ی پیام‌های خوانده‌نشده روی منوی برنامه و کنار هر گفتگو دیده می‌شود.
اگر برنامه باز نباشد، اعلان پوش روی گوشی می‌آید. برای اینکه گوشی مدام زنگ نزند، از یک گفتگو حداکثر هر ۴۵ ثانیه یک پوش می‌آید و منشن همیشه فوری است. گفتگویی را که بی‌صدا کرده‌اید پوش نمی‌دهد، مگر اینکه شما را منشن کرده باشند. سنجاق کردن گفتگو، پنهان کردن آن از فهرست و پاک کردن تاریخچه برای خودتان هم ممکن است.
مدیر سازمان چه می‌بیند؟
مدیر سازمان (کسی که دسترسی مدیریت گفتگو دارد) تنظیمات بخش را عوض می‌کند و فهرست همه‌ی گروه‌ها را با تعداد عضو، تعداد پیام و آخرین فعالیت می‌بیند. می‌تواند گروه را قفل کند، عضو اضافه یا حذف کند و آمار کلی، مثل حجم فایل‌ها و کاربران فعال هفته، را ببیند. متن پیام گروهی را که عضوش نیست نمی‌خواند و به گفتگوهای دونفره‌ی دیگران هم دسترسی ندارد. پشتیبانی شاه‌کلید هم از پنل پلتفرم سقف‌ها و گروه‌ها را مدیریت می‌کند، ولی از آن مسیر متن هیچ پیامی را نمی‌خواند.
تنظیمات مدیر سازمان شامل این‌هاست: روشن یا خاموش بودن کل بخش، گفتگوی دونفره، اجازه‌ی هر نوع ضمیمه (عکس، فیلم، فایل، صوتی)، سقف حجم فایل، مهلت ویرایش و حذف، واکنش، تیک خوانده‌شدن، «در حال نوشتن»، پوش، گروه همه‌ی همکاران و گروه هر ساختمان.
نگهداری پیام‌ها و فایل‌ها
پیام‌ها پیش‌فرض نگه داشته می‌شوند. اگر بخواهید، مدت نگهداری تعیین می‌کنید تا پیام‌های قدیمی‌تر هر شب پاک شوند. فایل‌ها جداگانه حساب می‌شوند: پیش‌فرض بعد از ۶ ماه عکس و فایل پیام‌های قدیمی پاک می‌شود، ولی متن، جواب‌ها و واکنش‌ها می‌مانند و جای فایل نوشته می‌شود که حذف شده است. این کار فقط فضای ذخیره‌سازی را آزاد می‌کند. اگر فایلی باید بماند، مثل فاکتور یا قرارداد، آن را جای اصلی‌اش بگذارید: پیوست رزرو، هزینه یا کار تعمیر.
گفتگو در کنار بقیه‌ی بخش‌ها
گفتگو برای هماهنگی سریع است، نه برای پیگیری کار. کاری که باید انجام شود و مسئول و موعد دارد در بخش خودش ثبت شود تا گم نشود و گزارش داشته باشد: نظافت در خانه‌داری و نظافت در شاه‌کلید، تعمیر در نگهداری و تعمیرات در شاه‌کلید و درخواست مهمان در درخواست‌های مهمانان در شاه‌کلید. یک قاعده‌ی ساده برای تیم: «اگر تا فردا یادمان می‌رود، در گفتگو ننویس؛ کار بساز.»
چه چیزی ندارد؟
برای گفتگو با مهمان نیست. مهمان کاربر شاه‌کلید نیست و درخواستش را از صفحه‌ی اختصاصی رزرو می‌دهد.
تماس صوتی و تصویری ندارد.
هر پیام فقط یک فایل دارد و حداکثر حجم هر فایل ۵۰ مگابایت است، حتی اگر سقف بالاتر خواسته شود.
همکاری که در شاه‌کلید کاربر ندارد، مثل تعمیرکار بیرونی، نمی‌تواند عضو گروه شود.
پیام‌ها و فایل‌ها روی سرورهای شاه‌کلید نگهداری می‌شوند و رمزنگاری سرتاسری مثل بعضی پیام‌رسان‌ها ندارند. دسترسی به آن‌ها با کاربری و نقش هر نفر کنترل می‌شود.
سؤال‌های پرتکرار
گفتگو در کدام پلن هست؟ پیام‌رسان داخلی از پلن «حرفه‌ای» به بالا فعال است و در پلن «کامل» هم هست. برای پلن «پایه» می‌شود آن را جداگانه اضافه کرد.
برای استفاده از گفتگو باید نقش خاصی داشت؟ خیر. هر کاربر فعال سازمان می‌تواند گفتگو کند. ساختن گروه و مدیریت گفتگوها به دسترسی جدا یا تنظیم «همه می‌توانند گروه بسازند» نیاز دارد.
نیرویی که از مجموعه می‌رود چه می‌شود؟ با غیرفعال کردن کاربرش در شاه‌کلید، از گروه‌های خودکار بیرون می‌رود و دیگر به گفتگوها دسترسی ندارد. لازم نیست کسی را دستی از گروه‌ها حذف کنید.
روی گوشی کار می‌کند؟ بله. شاه‌کلید روی گوشی مثل یک اپ نصب می‌شود و پوش گفتگو مثل بقیه‌ی اعلان‌ها روی گوشی می‌آید (شروع کار با شاه‌کلید).
مدیر می‌تواند پیام‌های خصوصی را بخواند؟ خیر. مدیر فقط تنظیمات، فهرست گروه‌ها و آمار را می‌بیند. پیام هر گروه را فقط اعضای آن می‌خوانند.
نظرها