بخش «نگهداری و تعمیرات» شاه‌کلید یک لیست کار زنده برای ساختمان‌ها و واحدهاست: هر کار موعد، مسئول و چک‌لیست دارد، با یک تیک «انجام شد» می‌شود و اگر دوره‌ای باشد، همان لحظه موعد بعدی‌اش ساخته می‌شود. اگر هنوز برنامه‌ی نگهداری ندارید، اول برنامه‌ی نگهداری و تعمیرات اقامتگاه را بخوانید تا بدانید چه کارهایی را باید لیست کنید؛ این مقاله فقط نشان می‌دهد در شاه‌کلید آن لیست چطور کار می‌کند.
یک کار چه چیزهایی دارد؟
عنوان، ساختمان و واحد. واحد را خالی بگذارید تا کار برای کل ساختمان یا محوطه ثبت شود.
دسته و اولویت. یازده دسته مثل لوله‌کشی، برق، سرمایش و گرمایش، استخر و جکوزی، باغ، ایمنی، سمپاشی و نظافت عمیق؛ اولویت کم، معمولی، زیاد یا فوری.
موعد شمسی و مسئول. به مسئول هنگام ثبت اعلان می‌رسد.
چک‌لیست. هر قدم کار یک مورد است؛ اولین تیک، وضعیت کار را خودکار «در حال انجام» می‌کند.
تکنسین و هزینه. نام و تلفن پیمانکار، هزینه‌ی برآوردی و واقعی. این هزینه فقط روی خود کار نوشته می‌شود و در گزارش مالی خودکار نمی‌آید؛ اگر می‌خواهید در سود ساختمان حساب شود، در «هزینه‌ها» جداگانه ثبت کنید (جزئیات حساب سود).
پیوست و یادداشت. عکس (JPG، PNG، WebP) یا PDF تا هشت فایل و حداکثر ۵ مگابایت، و یادداشت‌هایی که همکاران می‌بینند. همه‌ی اتفاق‌ها (ثبت، تیک‌ها، تغییر وضعیت) در تاریخچه‌ی همان کار می‌ماند.
تیک انجام شد و تکرار خودکار
کادر کنار هر کار را تیک بزنید تا «انجام شد» شود. اگر چک‌لیست کامل نباشد، می‌پرسد همه‌ی موارد تیک بخورند یا نه. برای کارهای دوره‌ای «تکرار» را روشن می‌کنید: هر چند روز، هفته یا ماه، و اینکه فاصله از تاریخ انجام حساب شود یا از موعد قبلی. اولی برای سرویس‌هایی مناسب است که فاصله از آخرین سرویس مهم است، مثل کولر؛ دومی برای ریتم ثابت مثل شست‌وشوی هفتگی. با انجام شدن کار، وظیفه‌ی بعدی با همان چک‌لیست (بدون تیک) و موعد جدید خودش ساخته می‌شود. بازگشایی و دوباره انجام دادن یک کار، تکراری نمی‌سازد.
قالب‌های آماده
ده قالب آماده دارد که چک‌لیست و تکرار پیشنهادی‌شان از قبل پر است: سرویس هفتگی استخر، سرویس فصلی کولر و پکیج، بازدید ایمنی و آتش‌نشانی، بازدید آبگرمکن و لوله‌ها، بازدید تابلو برق، سمپاشی دوره‌ای، نگهداری باغ، نظافت عمیق، آماده‌سازی قبل از فصل شلوغ و بازدید لوازم خانگی. این‌ها پیشنهاد شروع‌اند، نه استاندارد قطعی؛ برای عدد دقیق فواصل سرویس به دفترچه‌ی سازنده و مقررات خودتان مراجعه کنید (نمونه: نگهداری استخر و جکوزی و مدیریت آفات). هر کاری را هم می‌توانید به قالب خودتان تبدیل کنید.
مدیریت روزانه
فیلتر و آمار. باز، موعدگذشته، تا ۷ روز آینده و انجام‌شده‌ی این ماه به‌صورت کارت؛ فیلتر ساختمان، واحد، اولویت، دسته، مسئول و جست‌وجو در عنوان.
هشدار واحد پر. اگر کار واحدی را برای شبی گذاشته‌اید که مهمان دارد، کنار آن «واحد آن شب پر است» می‌آید تا موعد را جابه‌جا کنید.
انتخاب گروهی. چند کار را یک‌جا «انجام شد» یا «لغو» کنید؛ حذف فقط با دسترسی حذف.
یادآوری. هر روز صبح برای مسئول (و اگر مسئولی نباشد، ثبت‌کننده) یک اعلان تجمیعی از کارهای امروز و موعدگذشته می‌آید. این اعلان درون‌برنامه و پوش است؛ پیامک نیست.
خروجی اکسل از همان فهرستی که با فیلتر می‌بینید.
دسترسی نیروی میدانی. می‌توانید به یک نقش فقط «تیک‌زدن و ثبت انجام» بدهید؛ او چک‌لیست و وضعیت و یادداشت و پیوست را می‌بیند و تغییر می‌دهد، ولی کار را ویرایش یا حذف نمی‌کند (نقش‌ها در چند شعبه).
چه چیزی ندارد؟
هزینه‌ی کار را خودکار در بخش مالی ثبت نمی‌کند.
نمره‌دهی به پیمانکار و قرارداد با آن‌ها ندارد؛ فقط نام، تلفن و هزینه‌ی هر کار را نگه می‌دارد (مدیریت پیمانکار).
به سنسور یا قفل هوشمند وصل نیست؛ وظیفه‌ها را آدم‌ها ثبت و تیک می‌زنند.
موجودی لوازم و اموال بخش جدایی دارد؛ دفترچه‌ی اموال را در موجودی‌برداری و دفترچه‌ی اموال ببینید.
سؤال‌های پرتکرار
تفاوت «انجام شد» و «لغو» چیست؟ انجام شد یعنی کار تمام شده و زمان و نام شما ثبت می‌شود؛ لغو یعنی دیگر لازم نیست. هر دو را می‌شود دوباره باز کرد.
اگر موعد را خالی بگذارم چه می‌شود؟ کار «بدون موعد» می‌شود و یادآوری ندارد.
سرویس دوره‌ای که دیر انجام شد، موعد بعدی را عقب می‌اندازد؟ اگر تکرار «از تاریخ انجام» باشد، بله؛ اگر «از موعد قبلی» باشد، ریتم ثابت می‌ماند.
نیروی نظافت می‌تواند فقط تیک بزند؟ بله، با دسترسی «تیک‌زدن و ثبت انجام».
نظافت روزمره‌ی واحدها جدا از این بخش و در خانه‌داری و نظافت در شاه‌کلید مدیریت می‌شود؛ مشکلی که نیروی نظافت می‌بیند (مثل شیر چکه‌کن) از همان‌جا با یک تیک به یک کار تعمیر اینجا تبدیل می‌شود.
نظرها