بخش «اموال و انبار» شاه‌کلید دو دفترچه در یک جاست: «اموال» برای وسایل ماندگار مثل یخچال، تلویزیون و مبل، و «انبار» برای چیزهای مصرفی مثل شامپو، ملافه‌ی یکبارمصرف و مواد شوینده. اگر هنوز نمی‌دانید دفترچه‌ی اموال را چطور باید چید، اول موجودی‌برداری و دفترچه‌ی اموال اقامتگاه را بخوانید؛ این مقاله فقط نشان می‌دهد این کار در شاه‌کلید چطور انجام می‌شود. برنامه‌ی سرویس و تعمیر هم بخش جداگانه دارد: نگهداری و تعمیرات در شاه‌کلید.
اموال: هر وسیله یک ردیف
شناسنامه. نام، کد یکتا (اگر خالی بگذارید خود سیستم می‌سازد)، دسته (قابل تعریف)، شماره‌ی سریال، فروشنده، تاریخ و مبلغ خرید، پایان گارانتی، وضعیت (فعال، در تعمیر، خراب، خارج‌شده یا فروخته‌شده)، یادداشت و عکس.
محل. ساختمان، واحد و یک «محل دقیق» اختیاری مثل «اتاق خواب ۲» یا «انباری».
جابه‌جایی با تاریخچه. وقتی وسیله‌ای را از واحدی به واحد یا ساختمان دیگر می‌برید، «جابه‌جایی» را ثبت می‌کنید تا محل جدید جایگزین شود و محل‌های قبلی با تاریخ در تاریخچه بماند.
بررسی دوره‌ای. دکمه‌ی «بررسی شد» تاریخ آخرین شمارش وسیله را ثبت می‌کند؛ مبنای یک موجودی‌برداری ساده.
برچسب QR. برای هر مال یک برچسب QR از کد آن چاپ می‌شود تا روی وسیله بچسبانید. خود برنامه با دوربین QR را اسکن نمی‌کند؛ برچسب فقط کد را قابل‌خواندن و قابل‌جست‌وجو می‌کند.
جست‌وجو، فیلتر و خروجی اکسل بر اساس ساختمان، واحد، دسته و وضعیت.
انبار: موجودی از روی حرکت‌ها
هر کالا نام، واحد شمارش، دسته و «حداقل موجودی» دارد. موجودی را دستی عوض نمی‌کنید؛ فقط حرکت ثبت می‌کنید: ورود، خروج یا تعدیل (برای تصحیح بعد از شمارش)، با تاریخ، دلیل و نام ثبت‌کننده. موجودی لحظه‌ای از جمع همین حرکت‌ها محاسبه می‌شود، پس هیچ‌وقت با تاریخچه ناسازگار نمی‌شود، و سیستم اجازه نمی‌دهد موجودی منفی شود. هر کالا به یک ساختمان وصل است، پس می‌توانید انبار هر ساختمان را جدا ببینید. این همان منطق «نقطه‌ی سفارش مجدد» است که در انبارداری اقامتگاه با QR و بارکد و تدارکات و انبار مرکزی توضیح داده شده.
گزارش‌ها
چهار گزارش آماده دارد: ارزش کل اموال به تفکیک ساختمان و دسته (مال‌های خارج‌شده حساب نمی‌شوند)، گارانتی‌های رو به پایان، کالاهای زیر حداقل (فهرست «نیاز به خرید») و گردش یک کالا در یک بازه‌ی تاریخ. هر گزارش خروجی اکسل دارد.
چه چیزی ندارد؟
خرید کالا را خودکار به «هزینه‌ها» نمی‌برد. در حرکت ورود می‌توانید قیمت و یک توضیح یا شناسه‌ی هزینه را بنویسید، ولی هزینه را باید در بخش مالی جداگانه ثبت کنید.
سفارش خودکار به تأمین‌کننده نمی‌دهد؛ فقط فهرست کمبود را نشان می‌دهد.
استهلاک مال را خودکار حساب نمی‌کند؛ مبلغ خرید ثبت می‌شود و ارزش کل جمع همین مبلغ‌هاست.
از کجا شروع کنیم؟
یک ساختمان را انتخاب کنید و فقط وسایل گران یا مهم آن را ثبت کنید: یخچال، ماشین لباسشویی، تلویزیون، کولر، مبلمان اصلی. ثبت همه‌ی ریزه‌کاری‌ها از روز اول، دفترچه را از دور خارج می‌کند.
برای هر مال کد بگذارید یا بگذارید خود سیستم بسازد، برچسب QR را چاپ کنید و روی وسیله بچسبانید.
پایان گارانتی وسایل گران را بنویسید تا گزارش «گارانتی‌های رو به پایان» به کارتان بیاید.
در انبار فقط کالاهایی را تعریف کنید که واقعاً تمام می‌شوند و کمبودشان مهمان را اذیت می‌کند (شامپو، دستمال، کیسه‌زباله، مواد شوینده) و برای هرکدام حداقل موجودی بگذارید.
هر بار که خرید کردید یک «ورود» و هر بار که مصرف شد یک «خروج» ثبت کنید؛ بعد از هر شمارش واقعی، یک «تعدیل» اختلاف را اصلاح می‌کند.
وقتی وسیله‌ای خراب شد، وضعیت را «خراب» یا «در تعمیر» کنید و برای رفع آن در نگهداری و تعمیرات یک کار با مسئول و موعد بسازید.
این ترتیب با برنامه‌ی کلی نگهداری و تعمیرات اقامتگاه هم‌خوان است: دفترچه‌ی اموال می‌گوید چه چیزی دارید، و برنامه‌ی نگهداری می‌گوید چه زمانی باید به آن سر بزنید.
سؤال‌های پرتکرار
اموال با انبار چه فرقی دارند؟ مال یک وسیله‌ی مشخص با کد خودش است که جابه‌جا می‌شود؛ کالای انبار فقط تعداد است.
می‌توانم کاربری را فقط به اموال یا فقط به انبار دسترسی بدهم؟ بله، دو دسترسی جدا دارند و کاربرِ محدودشده به چند ساختمان فقط همان ساختمان‌ها را می‌بیند.
آیا همه‌ی بخش‌ها راهنما دارند؟ بله، کنار هر بخش و فیلد مهم آیکن راهنما هست که با کلیک توضیح ساده باز می‌کند.
نظرها