ERP و شاه‌کلید هر دو یک وعده دارند: «داده یک بار وارد شود و همه از همان استفاده کنند». فرقشان در نقطه‌ی شروع است. ERP از کالا، سفارش، انبار و سند حسابداری شروع می‌کند و اقامتگاه را باید با سفارشی‌سازی به آن یاد داد. شاه‌کلید از شب، واحد، مهمان و رزرو شروع می‌کند و پشت صحنه‌ای را که اقامتگاه لازم دارد (هزینه، تسویه‌ی شرکا، انبار، نظافت، تعمیرات، تیم) حول همان ساخته است. برای کسب‌وکاری که اصلش اجاره‌ی اقامتگاه است، شاه‌کلید معمولاً جایگزین درست‌تر و سبک‌تر است؛ برای سازمانی با چند شرکت، حقوق و بیمه‌ی ده‌ها نیرو و دفاتر قانونی، شاه‌کلید جای ERP یا نرم‌افزار حسابداری را نمی‌گیرد.
افشای منافع: این مقاله را تیم شاه‌کلید نوشته است. برای اینکه قابل اعتماد بماند، هر جا شاه‌کلید چیزی را ندارد، صریح نوشته‌ایم؛ همه‌ی ادعاهای محصولی از روی کد فعلی شاه‌کلید است.
اگر با خود مفهوم ERP آشنا نیستید، اول سامانه ERP در بازار اجاره اقامتگاه را بخوانید؛ آنجا ریشه، ماژول‌ها و ریسک پیاده‌سازی ERP را توضیح داده‌ایم و اینجا تکرار نمی‌کنیم. نقشه‌ی کلی ابزارهای فناوری اقامتگاه هم در اتوماسیون اقامتگاه آمده است.
دو فلسفه‌ی متفاوت
ERP: سازمان عمومی، سفارشی برای هر صنعت
ERP برای اینکه در کارخانه، فروشگاه زنجیره‌ای و شرکت خدماتی کار کند، مفاهیم عمومی دارد: «کالا»، «مشتری»، «سفارش»، «فاکتور»، «سند». هر صنعت باید خودش را در این قالب جا بدهد. برای اقامتگاه، یعنی شب را «کالا» فرض کنید، رزرو را «سفارش» و مهمان را «مشتری»؛ و بعد منطق‌هایی را که در هیچ‌کدام از این قالب‌ها نیست، مثل جلوگیری از فروش دوباره‌ی یک شب، با پروژه‌ی سفارشی اضافه کنید.
شاه‌کلید: صنعت مشخص، از اول
شاه‌کلید فقط برای اقامتگاه‌های اجاره‌ای ساخته شده است: یک ویلا، چند واحد در یک مجتمع، یا چند مجتمع در شهرهای مختلف. مفاهیم پایه‌اش «ساختمان»، «واحد»، «شب»، «رزرو»، «مهمان»، «پرداخت مرحله‌ای»، «خروج و نظافت» است. پس چیزی که در ERP پروژه است، در شاه‌کلید از روز اول وجود دارد؛ و چیزی که در ERP بدیهی است، مثل دفتر کل و حقوق، در شاه‌کلید نیست.
مقایسه‌ی ماژول به ماژول
حوزه | ERP سازمانی | شاه‌کلید |
|---|---|---|
تقویم چندواحدی و موجودی شبانه | ندارد؛ با سفارشی‌سازی | دارد؛ تقویم هر واحد و ساختمان |
جلوگیری از همپوشانی رزرو | ندارد | دارد |
نرخ روزانه، تخفیف، حداقل و حداکثر شب | معمولاً فهرست قیمت | دارد؛ برای هر واحد و هر روز، با بستن روز ورود یا خروج |
پیشنهاد قیمت بر اساس بازار | ندارد | دارد؛ دیده‌بان نرخ |
میز پذیرش (ورودی و خروجی امروز) | ندارد | دارد |
پرداخت مرحله‌ای، بدهی، کارت واریز مهمان | حساب دریافتنی عمومی | دارد؛ مخصوص رزرو |
لیست سیاه مهمان | ندارد | دارد |
نظافت پس از خروج | ندارد | دارد؛ کار خودکار بعد از هر خروج، چک‌لیست و عکس |
نگهداری و تعمیرات | معمولاً دارد | دارد؛ چک‌لیست، موعد، مسئول، سرویس دوره‌ای |
انبار و اموال | دارد؛ کامل و چندانباره | دارد؛ اموال هر واحد با QR و موجودی اقلام مصرفی |
هزینه‌ها و تقسیم هزینه‌ی مشترک بین واحدها | با مراکز هزینه | دارد |
تسویه و سود شرکا با سهم‌های متفاوت | با سفارشی‌سازی | دارد |
CRM و نظرسنجی بعد از اقامت | CRM فروش عمومی | دارد؛ پروفایل مهمان از رزروها، پیامک، نظرسنجی |
درخواست و شکایت مهمان | ندارد | دارد؛ تیکت با مهلت پاسخ و صفحه‌ی مهمان |
راهنمای دیجیتال مهمان | ندارد | دارد |
نقش، دسترسی و گزارش فعالیت | دارد | دارد |
پیام‌رسان داخلی تیم | معمولاً ندارد | دارد |
مرخصی کارکنان | دارد | دارد |
حقوق، بیمه و مالیات حقوق | دارد | ندارد |
دفتر کل، سند حسابداری، صورت‌های مالی قانونی | دارد | ندارد؛ گزارش درآمد و هزینه دارد |
خرید با سفارش و تأمین‌کننده | دارد | ندارد؛ ثبت هزینه و مسئول خرید دارد |
چند شرکت و صورت مالی تلفیقی | دارد | ندارد؛ چند ساختمان و شریک دارد |
اتصال به نرم‌افزار حسابداری | به ماژول‌های خودش | ندارد؛ خروجی Excel دارد |
اتصال به سایت‌های رزرو | ندارد | در حال راه‌اندازی؛ پایین‌تر توضیح داده‌ایم |
موتور رزرو مستقیم و درگاه پرداخت | ندارد | ندارد |
دو چیز از این جدول بیرون می‌آید. یکم، هر چه به «شب و مهمان» مربوط است، در شاه‌کلید آماده و در ERP پروژه است. دوم، هر چه به «حسابداری قانونی و حقوق» مربوط است، در ERP آماده و در شاه‌کلید نیست. این دو ابزار رقیب کامل هم نیستند؛ در بخش بزرگی از کار، مکمل‌اند.
یک روز کاری در هر دو سیستم
برای اینکه تفاوت ملموس شود، یک روز عادی یک مجتمع ۱۰ واحدی را در هر دو تصور کنید (سناریوی نمونه، نه گزارش یک مشتری).
ساعت ۹ صبح، پذیرش. در شاه‌کلید، میز پذیرش ورودی‌ها و خروجی‌های امروز و مانده‌ی هر مهمان را نشان می‌دهد. در ERP، باید گزارشی از «سفارش‌های امروز» ساخت که این منطق را بفهمد؛ اگر سفارشی‌سازی نشده باشد، این اطلاعات احتمالاً در یک اکسل جداست.
ساعت ۱۲، خروج دو مهمان. در شاه‌کلید، با ثبت خروج، برای هر دو واحد کار نظافت ساخته می‌شود و نیروی نظافت آن را در فهرست خودش می‌بیند. در ERP، این کار یا دستی به نظافتچی گفته می‌شود یا با یک گردش‌کار سفارشی.
ساعت ۱۴، تماس تلفنی برای آخر هفته. در شاه‌کلید، پذیرش تقویم واحدها را می‌بیند، رزرو را ثبت و بیعانه را با کارت واریز ثبت می‌کند؛ اگر شب‌ها همپوشانی داشته باشد، سیستم جلوی ثبت را می‌گیرد. در ERP، بدون ماژول سفارشی، هیچ چیزی جلوی فروش دوباره‌ی آن شب را نمی‌گیرد.
ساعت ۱۷، خرید ملحفه. در ERP، درخواست خرید، سفارش به تأمین‌کننده، ورود به انبار و فاکتور، همه با گردش‌کار تأیید ثبت می‌شود. در شاه‌کلید، هزینه با مسئول خرید ثبت می‌شود و ورود اقلام به انبار جداگانه؛ گردش‌کار رسمی سفارش خرید و تأمین‌کننده ندارد.
آخر ماه، حساب. در شاه‌کلید، گزارش درآمد، هزینه‌ها (از جمله هزینه‌ی مشترک چند واحد) و سهم هر شریک آماده است. در ERP، دفاتر قانونی، تراز آزمایشی و اظهارنامه‌ها آماده است. اگر کسب‌وکار به هر دو نیاز داشته باشد، هر دو را می‌خواهد.
زمان و هزینه‌ی راه‌اندازی
ERP یک پروژه است: تحلیل فرایند، سفارشی‌سازی، انتقال داده، آموزش، دوره‌ی کار موازی. برای اقامتگاه، سفارشی‌سازی تقریباً حتمی است چون منطق تقویم و رزرو در آن نیست. این‌ها را در مقاله‌ی ERP با جزئیات آورده‌ایم.
شاه‌کلید یک اشتراک است که روی وب و گوشی کار می‌کند. سه پلن دارد که در تعداد کاربر، ساختمان و واحد و ماژول‌های فعال فرق دارند: «پایه» تا ۵ کاربر، ۱ ساختمان و ۵ واحد؛ «حرفه‌ای» تا ۲۰ کاربر، ۳ ساختمان و ۱۵ واحد؛ و «کامل» بدون این سقف‌ها و با همه‌ی ماژول‌ها. راه‌اندازی یعنی تعریف ساختمان‌ها و واحدها، کاربران و نقش‌ها، و ورود رزروهای آینده؛ مسیرش را مرحله به مرحله در راهنمای شروع با شاه‌کلید نوشته‌ایم.
موضوع | ERP سازمانی | شاه‌کلید |
|---|---|---|
مدل | پروژه + لایسنس + پشتیبانی سالانه | اشتراک بر اساس پلن |
زمان شروع به کار | معمولاً چند ماه | معمولاً چند روز تا ثبت کامل داده‌ها |
نیاز به مشاور یا تیم فنی | معمولاً بله | نه |
سفارشی‌سازی برای اقامتگاه | لازم | لازم نیست؛ برای همین ساخته شده |
ریسک تغییر فرایند | بالا | پایین‌تر؛ فرایندها مال اقامتگاه است |
کی شاه‌کلید کافی است؟
کسب‌وکار اصلی‌تان اجاره‌ی اقامتگاه است؛ از یک ویلا تا چند مجتمع.
مسئله‌های اصلی‌تان رزرو و تقویم، تیم پذیرش و نظافت، هزینه، و حساب شرکاست.
حسابداری قانونی را یک حسابدار بیرونی یا نرم‌افزار حسابداری جدا انجام می‌دهد و از شما فقط خلاصه‌ی درآمد و هزینه می‌خواهد.
حقوق و بیمه‌ی کارکنانتان پیچیده نیست یا بیرون از سیستم انجام می‌شود.
در این حالت، ERP برای شما هزینه و ریسکی می‌آورد که با ارزشش برابر نیست.
کی به ERP (یا دست‌کم حسابداری جدا) نیاز دارید؟
چند شرکت یا شخصیت حقوقی با دفاتر و حسابرسی جدا دارید.
تعداد زیادی نیروی رسمی دارید و حقوق، بیمه و مالیات حقوق باید در سیستم محاسبه شود.
اقامتگاه بخشی از یک کسب‌وکار بزرگ‌تر است (مثلاً یک شرکت با رستوران، فروشگاه یا تولید) و همه باید در یک دفتر کل باشد.
خرید شما با سفارش رسمی، چند تأمین‌کننده و تأیید چندمرحله‌ای انجام می‌شود.
در این حالت، الگوی درست معمولاً ERP یا نرم‌افزار حسابداری برای پشت صحنه + شاه‌کلید برای عملیات اقامتگاه است. شاه‌کلید امروز اتصال خودکار به نرم‌افزار حسابداری ندارد، پس خلاصه‌ی دوره‌ای را باید از خروجی Excel منتقل کنید. روش‌های این انتقال را در اتصال به نرم‌افزار حسابداری آورده‌ایم.
اتصال به سایت‌های رزرو: نه ERP و نه هنوز کامل در شاه‌کلید
ERP عمومی هیچ اتصالی به جاباما، جاجیگا و بقیه ندارد. شاه‌کلید ماژولی به نام «اتصال به سایت‌های رزرو» دارد که در حال راه‌اندازی است: اتصال لیدوماتریپ از راه API پیاده شده و در مرحله‌ی آزمایش است، و برای جاباما، جاجیگا، شب، اتاقک، میهمان‌شو و سپنجا فعلاً در حالت دستی کار می‌کند؛ یعنی شاه‌کلید از روی تقویم شما فهرست روزهایی را که در هر سایت باید بسته، باز یا با قیمت تازه شوند، نشان می‌دهد و شما بعد از اعمال در پنل آن سایت تأییدش می‌کنید. اگر به بستن کاملاً خودکار تقویم نیاز دارید، یک چنل منیجر کنار شاه‌کلید بگذارید؛ گزینه‌های ایرانی را در رتبه‌بندی چنل منیجرهای ایرانی و نحوه‌ی کنار هم گذاشتنشان را در تفاوت چنل منیجر و سامانه یکپارچه ببینید.
امنیت و مالکیت داده
در هر دو نوع سیستم، بپرسید داده‌ها کجا نگهداری می‌شود، پشتیبان‌گیری چطور است و اگر رفتید چه چیزی تحویل می‌گیرید. در شاه‌کلید، از اطلاعات هر سازمان هر شب نسخه‌ی پشتیبان گرفته می‌شود، گزارش‌های مالی، هزینه‌ها، بدهی‌ها، نگهداری و تقویم خروجی Excel دارند و خروجی کامل اطلاعات سازمان را از طریق پشتیبانی می‌توانید بگیرید. سطح دسترسی هر کاربر با نقش تعریف می‌شود و گزارش فعالیت نشان می‌دهد چه کسی چه چیزی را تغییر داده است.
سؤال‌های پرتکرار
شاه‌کلید یک ERP است؟
نه به معنای کلاسیک. ERP دفتر کل، حقوق و خرید رسمی دارد و شاه‌کلید ندارد. اما برای کسب‌وکار اجاره‌ی اقامتگاه، نقش «یک جا برای همه‌ی داده‌ها» را بازی می‌کند و چیزهایی را دارد که ERP عمومی ندارد: تقویم شبانه، جلوگیری از همپوشانی، پذیرش، نظافت پس از خروج و تسویه‌ی شرکا.
می‌شود شاه‌کلید و ERP را با هم استفاده کرد؟
بله، و برای سازمان‌های بزرگ همین پیشنهاد ماست: شاه‌کلید برای عملیات اقامتگاه، ERP برای حسابداری قانونی و حقوق. امروز این اتصال خودکار نیست و انتقال با خروجی Excel انجام می‌شود؛ پس یک روال ثابت ماهانه برایش تعریف کنید.
هتل هم می‌تواند از شاه‌کلید استفاده کند؟
شاه‌کلید برای اقامتگاه‌های اجاره‌ای، سوئیت، ویلا و هتل‌آپارتمان ساخته شده و چند ساختمان و واحد را پشتیبانی می‌کند. امکانات خاص هتل‌های بزرگ مثل رستوران و فروشگاه داخلی، ارسال به سامانه‌های رسمی ثبت مسافر و درگاه پرداخت را ندارد؛ هتلی که این‌ها را لازم دارد، باید PMS هتلی هم بررسی کند. معیارها را در نرم‌افزار PMS برای اقامتگاه آورده‌ایم.
اگر الان با اکسل کار می‌کنیم، مستقیم سراغ ERP برویم؟
معمولاً نه. پریدن از اکسل به ERP یعنی هم فرایندها را عوض کنید و هم یک سیستم سنگین را یاد بگیرید. سامانه‌ی تخصصی اقامتگاه پله‌ی میانی منطقی‌تری است؛ اگر بعداً به ERP نیاز پیدا کردید، داده‌هایتان منظم و قابل‌انتقال است.
هزینه‌ی شاه‌کلید را با ERP چطور مقایسه کنیم؟
هزینه‌ی کل مالکیت را برای سه سال حساب کنید: برای ERP، لایسنس، پیاده‌سازی، سفارشی‌سازی برای اقامتگاه، آموزش و پشتیبانی سالانه؛ برای شاه‌کلید، اشتراک پلن و زمان ثبت داده‌ها. بعد ببینید کدام کارهای روزانه‌ی شما را بدون پروژه‌ی جدا پوشش می‌دهد.
نظرها